Hoe werkt het maken van een actielijst?

Om het overzicht bij een project te bewaren is het handig als er een actielijst is. Niet alleen bij een project, maar ook bij een overleg of bij privégebruik is dit erg handig.

Daarnaast zijn er nog talloze situaties waarbij het toch wel handig is om een actielijst te hebben.
Dit is een lijst waar je alle punten opzet die gedaan moeten worden en wat hier de status van is.

Zo vergeet je niet snel om iets te doen en je ziet vooraf hoeveel werk/tijd je ermee kwijt bent.

Ik ga stap voor stap uitleggen hoe deze lijst te maken is.
Je kan de actielijst ook downloaden.

Waar moet een actielijst aan voldoen?

• Titel: Dan weet je waar de actielijst voor bedoeld is.
• Datum: Streefdatum om het project te halen.
• Code: Zo kan je snel over een bepaalde actie praten, dit scheelt weer tijd.
• Status: De status van de actie.
• Ligt bij: Geef aan bij wie deze actie nu ligt als er meerdere mensen aan werken.
• Beschrijving: Een korte uitleg over de inhoud van de actie.
• Verantwoordelijk: Wie is er verantwoordelijk voor de actie?

Indien gewenst kunnen er nog meerdere kolommen zoals prioriteit, fase, etc. toegevoegd worden
Voordat ik begin met de uitleg mag je zorgen dat je een leeg Excel werkmap voor je hebt.
Ik noem hier bepaalde namen, opmaak, etc. Uiteraard staat het vrij om dit naar eigen wens te veranderen.

Tabbladen maken:

Zorg ervoor dat de Excel werkmap 2 tabbladen heeft. Voor het gemak geven wij deze tabbladen ook een naam.
Tabblad 1: Actielijst
Tabblad 2: Vordering

Actielijst

Als eerste gaan we de kolommen maken. Zet de volgende woorden in de bijbehorende cellen:
A1: Titel:
A2: Datum:
A4: Code
B4: Status
C4: Ligt bij
D4: Beschrijving
E4: Verantwoordelijk
Sommige woorden passen niet in de cel, maar dit verander ik bij de opmaak op het laatste.

In de basis is dit de actielijst, nu gaan we een vervolgkeuzelijst maken.

De vervolgkeuzelijst komt in de kolom Status (kolom B). Ik maak de actielijst nu 20 regels groot, dit kun je zelf meer of minder maken afhankelijk van wat je wenst. Selecteer bereik B5:B25 en ga naar op het lint naar het tabblad Gegevens. Kies hier de optie Gegevensvalidatie. Kies onder toestaan voor lijst en vul in de regel de keuzes in, Voltooid;Geblokkeerd;Open.
Afhankelijk of je een vaste groep mensen hebt voor de actielijst kan je ook een keuzelijst maken voor de kolom Ligt bij (C) en Verandwoordelijk (E).

Opmaak

Nu we de keuzelijst hebben gemaakt kan de opmaak worden toegepast. Selecteer A4:E25 en zet hier de keuze van de randen, Alle randen. De zelfde selectie mag je de opmaak Dikke buitenste randen meegeven. Selecteer nu A4:E4 en geef deze ook de Dikke buitenste randen als opmaak en maak deze vet.

Maak nu de kolommen op maat. Om de kolommen op maat te maken kun je tussen de kolommen klikken en hem op maat slepen, echter is dit niet altijd een makkelijke oplossing.
Je kan ook rechts op een kolom klikken en kiezen voor Kolombreedte. Deze breedtes kan je aanhouden:
A: 10 (75 pixels)
B: 12 (89 pixels)
C: 20 (145 pixels)
D: 30 (215 pixels)
E: 20 (145 pixels)

Nu zijn we met de actielijst zelf klaar. Alleen de titel en de datum zijn nog niet echt mooi opgemaakt, dat veranderen we nu. Selecteer A1:C2 (in B1:C2 ga je respectievelijk de titel en de datum invullen) en kies hier van de randen Alle randen en Dikke buitenste randen. Maak A1 en A2 beiden vet. Selecteer cel B1 en C1 en druk op Samenvoegen en centreren, maar maak het centreren ongedaan laat het gewoon links uitlijnen. Doe hetzelfde bij cel B2 en C2. Geef vervolgens cel B2 (samengevoegd met C2) de aangepaste opmaak dd-mm-jjjj mee. Dit doe je door rechts op de cel te klikken dan naar Celeigenschappen te gaan en onderaan bij aangepast dd-mm-jjjj in te voeren.

Tenslotte voegen we nog een logo toe. Ga op het lint naar het tabblad Invoegen en selecteer hier Afbeeldingen. Zoek de juiste locatie op en voeg de afbeelding in. Plaats deze bovenin, maar zorg dat je nog wel genoeg ruimte overlaat om de titel en datum in te vullen. Eventueel kun je er ook voor kiezen om alles een paar regels te laten zakken middels een paar nieuwe regels invoeren.
Als laatste zorgen we dat alle rasterlijnen verdwijnen, dit doen we door op via het lint, tabblad Beeld het vinkje bij Rasterlijnen uit te zetten.

Resultaat

Als je alles keurig netjes hebt toegepast kom je tot dit eindresultaat:

Nu zijn we klaar met dit tabblad, nu gaan we verder met het volgende tabblad Vordering. Deze is iets moeilijker om te maken, maar hierbij heb je wel meteen het overzicht hoe het project ervoor staat.

Vordering

Als je actielijst nu redelijk klein is hoef je niet een apart tabblad te maken. Dit doe ik meer uit overzichtelijkheid voor dit stappenplan, in de praktijk is het misschien fijner om dit alles samen op een tabblad te houden maar daar kun je zelf een keuze in maken.

In cel A1 zetten we net als in het andere tabblad Titel: en in cel A2 zetten we Datum:. Dit is gewoon de algemene informatie waar de actielijst over gaat, voor als je bijvoorbeeld een keer de pagina wilt afdrukken. In cel A4 zetten we Status en dan weer in cel B4 Aantal, in cel C4 zetten we %.

Vervolgens zetten we de volgende woorden in de cellen:
A5: Open
A6: Geblokkeerd
A7: Voltooid

Formules

Daarna ga je in cel B5 een formule maken, de AANTALLEN.ALS formule. Deze laat je optellen hoeveel keer de status in A5 voorkomt in het andere tabblad, je krijgt dan deze formule:
=AANTALLEN.ALS(Actielijst!B5:B25;A5)
Zet de formule het criterium bereik vast met dollar tekens en kopieer de formule 2x naar beneden.

Nu gaan we zorgen dat het percentage uitgerekend wordt. Selecteer cel C5 en zet daar de volgende formule:
=B5/(SOM(B5:B7))
Uiteraard krijg je nu een fout te zien, dit komt omdat je probeert te delen door 0 wat natuurlijk niet kan. Om dit te voorkomen zetten we er een ALS formule voor en krijg je deze formule:
=ALS(B5=0;””;B5/(SOM(B5:B7)))
Deze som bereik zet je ook weer vast en kopieer de formule 2x naar beneden.

Je kan in B1 en B2 nog een verwijzing naar het andere tabblad zetten. Ik heb gekozen om dit niet te doen.

Na het volgen van de stappen is dit wat je hebt:

Opmaak

Nu zijn we klaar met het ‘invulwerk’ en gaan we de opmaak doen.
Selecteer A5:C7 en geef hier Alle randen en Dikke buitenste randen aan. Vervolgens mag je A4:C4 selecteren en hier Dikke buitenste randen en vet op toepassen. Bereik C5:C7 mag je de procentuele opmaak meegeven, dit doe je via celeigenschappen.

Selecteer het bereik A1:C2 en geef deze de randen, Alle randen en Dikke buitenste randen. A1 en A2 mag je vet maken. B1 en C1 mag je Samenvoegen en centreren, vervolgens mag je deze links uitlijnen. Ditzelfde mag je doen voor B2 en C2.

Vervolgens maak je kolom A op maat met deze breedte: 12 (89 pixels).
Als laatste zetten we ook hier de rasterlijnen uit via het lint, tabblad Beeld en dan het vinkje weg bij Rasterlijnen.

Resultaat

Als alles weer goed gevolgd is kom je tot dit resultaat:

Actielijst is klaar

Je eigen actielijst is nu gemaakt. Geniet er maar van.
Natuurlijk kan het allemaal handiger gemaakt worden, maar dit is gemaakt om een basis bestand te maken.