Cellen beveiligen door ze te vergrendelen, zo doe je dat – Excelweb

Niks is zo vervelend als wanneer je een Excel sheet deelt met meerdere gebruikers, je net hele ingewikkelde formules hebt gemaakt om de sheet te verbeteren, en je collega per ongeluk in dezelfde cel iets anders typt en er overheen saved.

Nu denk je, had ik de cellen maar beveiligd!

Maar cellen beveiligen in Excel heeft ook nog een ander belangrijk nut. Bijvoorbeeld als je een document maakt wat bedoelt is om met andere gebruikers te delen zodat zij bepaalde velden kunnen invullen en andere niet:

  • een Excel gemaakt als formulier waarbij je ervoor zorgt dat gebruikers alleen in de daarvoor bestemde velden iets kunnen typen
  • een Excel gemaakt als standaard invulsheet voor veel voorkomende berekeningen, zodat ze alleen de cellen in kunnen vullen waar hun input nodig is, zonder dat ze aan de berekeningsformules kunnen komen

Excel als formulier met beveiligde cellen

Als het werkblad gemaakt is om alleen toegestane velden in te laten vullen, dan kan je dit ook met bepaalde beveiligings instellingen maken.

Je kan het zelfs zo maken dat je na het invoeren van een cel naar de volgende vrije cel gaat.

Je kan iedere cel afzonderlijk instellen, maar je kan ook ineens een hele selectie dezelfde celeigenschappen meegeven.
Standaard heeft iedere cel de celeigenschap geblokkeerd, maar dit kun je wijzigen.

Gelukkig kun je met Microsoft Excel 2016 en eerdere versies cellen vergrendelen om ze te beschermen tegen aanpassing.

Je kunt alle cellen in een werkblad of alleen specifieke cellen vergrendelen, waardoor sommige delen van de spreadsheet nog steeds kunnen worden gewijzigd. Je kunt als volgt cellen vergrendelen in Excel:

Deze gids is geschreven voor Excel 2016, maar is nog steeds van toepassing op moderne versies van Excel.

Alle cellen in een Excel-werkblad vergrendelen

Wanneer je een blad of werkmap beveiligt, worden standaard alle cellen vergrendeld. Dit betekent dat ze niet opnieuw kunnen worden geformatteerd of verwijderd en dat de inhoud ervan niet kan worden bewerkt.

Standaard kun je de vergrendelde cellen selecteren, maar je kunt dat ook wijzigen in de beveiligingsopties.

Stappen om alle cellen in een Excel werkblad te beveiligen:

  1. Navigeer naar het tabblad Controleren.
  2. Klik op Blad beveiligen.
  3. Voer in het venster Blad beveiligen een wachtwoord in dat vereist is om het blad weer te ontgrendelen (optioneel, wanneer je niets invult kan iedereen het ontgrendelen door weer op “Blad beveiliging opheffen” te klikken).
  4. Kies eventueel alle acties die je gebruikers toch wilt toestaan op de beveiligde cellen, ondanks dat ze beveiligd zijn (hierover straks meer).
  5. Klik op OK om het blad te beschermen.

Alle cellen in een excel werkblad beveiligen

Wanneer jij of iemand anders een van de vergrendelde cellen probeert te bewerken, verschijnt dit bericht:

Bericht bij vergrendelde cellen bewerken in excel

“De cel of grafiek die u wilt wijzigen, maakt deel uit van een beveiligd blad. Als u een wijziging wilt aanbrengen, moet u de beveiliging van het blad opheffen. Mogelijk moet u hiervoor een wachtwoord invoeren.”

De cellen kunnen alleen worden ontgrendeld wanneer het blad niet is beveiligd (door opnieuw naar het tabblad Controleren te gaan, “Beveiliging blad opheffen” te selecteren en indien nodig het wachtwoord in te voeren).

Hoe kun je specifieke cellen in een Excel-werkblad vergrendelen?

Ook kan het zijn dat je alleen wilt voorkomen dat bepáálde cellen worden gewijzigd, terwijl je gebruikers toch toestaat ​​om andere cellen in een werkblad gewoon aan te kunnen passen.

In het voorbeeld hierboven heb je inschrijfformulier en wil je toestaan ​​dat NAW gegevens gewoon ingevuld kunnen worden, maar niet dat iemand het hele werkblad kan aanpassen.

Zoals ik hiervoor al vertelde zijn alle cellen standaard vergrendeld wanneer je een beveiliging op je werkblad instelt. Je kunt echter per cel opgeven of deze moet worden vergrendeld of juist ontgrendeld moet blijven. Dit doe je in de opmaakeigenschappen van de cel:

  1. Selecteer alle cellen die je niet wilt laten vergrendelen. Dit zijn de cellen die gebruikers straks gewoon kunnen bewerken, zelfs nadat het blad is beveiligd.
  2. Selecteer meerdere cellen door een heel bereik te kiezen met ctrl+shift ingedrukt, of enkele losse cellen tegelijk door ze elk met crtl ingedrukt aan te klikken.
  3. Klik met de rechtermuisknop op je selectie, selecteer Celeigenschappen en klik op het tabblad Bescherming. (Of klik op het tabblad Start op het uitbreidingspictogram naast Uitlijning en ga in het venster Cellen opmaken naar het tabblad Bescherming.)
  4. Schakel “Geblokkeerd” uit (dit is standaard aangevinkt) en klik op OK.
  5. Ga daarna naar Controleren> Blad beschermen en druk op OK om het blad te beschermen. Alle cellen die je niet hebt ontgrendeld onder de optie Celeigenschappen (stap 3 hierboven) worden vergrendeld, terwijl de ontgrendelde cellen gewoon kunnen worden bewerkt:

Specifieke cellen deblokkeren voor beveiliging

Je hebt hier 2 mogelijkheden:

  • Geblokkeerd: Hiermee blokkeer je de cel en kan iemand nadat de beveiliging aanstaat de cel niet aanpassen.
  • Verborgen: Met deze optie kan niemand zien wat voor formule hier ingevuld is.

Je kan ze ook beide aanvinken, dan is een cel geblokkeerd en verborgen.

Nadat je de individuele cellen hebt aangepast moet je de beveiliging nog wel inschakelen anders heeft het nog geen zin.
Dit kan je doen op het tabblad Controleren en daar de knop Blad beveiligen.

Tip voor blad beveiligen.

Dit scherm opent zich bij Blad beveiligen

Hier kan je verschillende opties aanzetten die je wilt beveiligen. Als je de keuze hebt gemaakt dan kan je nog een wachtwoord kiezen die ingevoerd moet worden als je de beveiliging wilt opheffen.

Daarna is jouw blad beveiligd!

Om de beveiliging op te heffen kan je dezelfde knop gebruiken, alleen heet deze nu Beveiliging blad opheffen.

Merk op dat celvergrendeling (of ontgrendeling) pas van kracht wordt nadat je stap 4 hebt uitgevoerd om het blad te beschermen. Het vinkje bij “Geblokkeerd” doet pas iets wanneer je het blad daadwerkelijk beveiligd.

Pro tip: als je snel cellen die niet naast elkaar staan ​​wilt vergrendelen of ontgrendelen, kun je natuurlijk ctrl+ klikken gebruiken om ze allemaal te selecteren, maar je kunt ook  een handige sneltoets gebruiken. Nadat je een cel of groep cellen hebt geselecteerd, gebruik je het dialoogvenster Celeigenschappen zoals hierboven om deze te vergrendelen of ontgrendelen. Selecteer vervolgens de volgende cel(len) die je wilt bewerken en druk op F4 om je laatste actie te herhalen. Easy!

Onmogelijk maken om beveiligde cellen te selecteren

In mijn voorbeeld van het invulformulier is het wel handig wanneer je het onmogelijk maakt voor gebruikers om de geblokkeerde cellen te selecteren.

Het is namelijk een goede gebruikerservaring wanneer je de gebruiker helpt bij het invullen van het formulier, zodat ze zich alleen hoeven te concenteren op de gedeblokkeerde velden die je voor ze open hebt gesteld.

Je doet dit in het pop-up venster “Blad beveiligen” door de optie “Vergrendelde cellen selecteren” uit te vinken. Nu kunnen gebruikers namelijk alleen nog de “Ontgrendelde cellen selecteren”:

Onmogelijk maken om beveiligde cellen te selecteren

Nu kunnen mensen alleen nog de witte invulvelden uit ons voorbeeld aanklikken. De overige velden in het groen zijn allemaal niet meer aan te klikken door de gebruiker. Zo weet hij of zij meteen wat ze in moeten vullen.

Een ander handig voordeel is dat de gebruiker nu met TAB door de verschillende invulvelden kan gaan zodat ze snel en gemakkelijk hun data in kunnen geven.

Dit vind je misschien ook leuk...

2 reacties

  1. thomas koenders schreef:

    Ik ben op dit moment bezig om een bestand te beveiligen. Wanneer ik het bestand opsla en vervolgens weer open, dan zijn de samengevoegde cellen automatisch weer geblokkeerd. Weet iemand hoe ik samengevoegde cellen permanent kan deblokkeren?

  1. 4 januari 2019

    […] Lees meer hierover. […]

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *