Kennisbank

Algemene Excel kennisbank

Inleiding

Hieronder vind je handige weetjes, trucs en tijdbesparende tips om efficiënter met Excel te werken.
Denk hierbij aan een paar basisregels om fouten te voorkomen en handige trucjes om sneller met Excel te werken.

Algemene termen

  • Werkblad: een tabblad onderin
  • Bereik: een selectie van meerdere cellen
  • Formulebalk: de balk waarin je de formule of inhoud van een cel ziet staan
  • Naamvak: het vakje links naast de formulebalk, waarin staat welke cel je geselecteerd hebt

Basisregels

Om effectief te werken met Excel is er eigenlijk maar één regel om altijd te volgen.
Deze regel is mooi eenvoudig: selecteer altijd eerst de cel waarin je je data of uitkomst wil hebben voordat je begint te typen.

Gelijk beginnen te typen zonder te checken welke cel je geselecteerd hebt zorgt vroeg of later gegarandeerd voor het overschrijven van data.

Een tweede regel die niet moet maar wel handig is: werk waar mogelijk altijd met celverwijzingen in plaats van de getallen.
Hierdoor verkijk je je niet op een uitkomst terwijl je brongegevens veranderd zijn.

En tot slot: als je het gevoel hebt dat wat je aan het doen bent makkelijker moet kunnen dan is dat 99% van de tijd inderdaad zo.

Handig om te weten

Getalopmaak

Aan de uitlijning kun je zien of Excel iets ziet als tekst of als getal.
Wordt je informatie links uitgelijnd dan ziet Excel het als tekst.

Een uitlijning rechts houdt dus logischerwijs in dat Excel je data ziet als getallen. Met tekst kun je niet rekenen, met een getal uiteraard wel. Hierbij kan het handig zijn om te weten dat Excel sommige informatie ziet als getal, waar je dit zelf niet direct zou denken. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om een datum of een tijd.

Ben je bezig met financiële data, wees dan verstandig en zet je cijfers niet zelf neer als bedragen. Excel ziet dit namelijk vrij snel als tekst. Vul je cijfers in, en pas de getalnotatie aan naar financieel of valuta.

Het aanpassen van de getalnotatie kan nog andere voordelen hebben.
Je kan het aantal getallen achter de komma instellen, wat handig kan zijn om het overzicht te bewaren. Hierbij werkt Excel nog steeds met het volledige getal, dus een berekening met het (op het oog afgeronde) getal zal nog altijd een nauwkeurige uitkomst geven.

Muiscursor

Je muiscursor geeft al aan wat je aan acties kan uitvoeren met je muis.
Er zijn in de basis 3 verschillende muiscursors om op te letten:

  • Het witte plusje: deze zie je als je midden boven een cel staat. Met het witte plusje kun je selecteren;
  • Het zwarte plusje: deze zie je als je op de rechter benedenhoek van een cel hangt. Hiermee kun je “doorslepen” (hierover later meer);
  • Een muispijltje met 4 pijltjes erachter: deze cursor zie je als je op de rand van een geselecteerde cel gaat staan. Hiermee kun je de geselecteerde cel(len) verplaatsen door te slepen. Hiermee neem je de cel met alles wat er achter de cel zit (formules, opmaak, gegevensvalidatie) mee.

Doorslepen

Als je een cel gevuld hebt met een waarde, formule of tekst kun je deze met het zwarte kruisje (die je krijgt door de cel te selecteren en rechts onderin te gaan hangen met de muisaanwijzer) doorslepen.

Hiermee kopieer je de waarde of formule die in de cel staat naar de volgende cellen. Hier zitten een paar weetjes bij.

  • Sleep je een datum door dan zal Excel altijd een lijst met de opvolgende data maken. Ditzelfde geldt met het doorslepen van een dag, maand of kwartaal.
  • Sleep je een tekst met daarachter een getal door, dan zal Excel doortellen (afdeling 1, afdeling 2 etc.).
  • Sleep je een enkel een getal door, dan zal Excel niet direct doortellen vanaf dit getal, het getal wordt gekopieerd naar de andere cellen. Wil je dat Excel doortelt, houd dan de CTRL-toets ingedrukt tijdens het slepen.
  • Wil je een andere interval, vul dan de waarde van twee cellen in, selecteer deze tegelijkertijd en sleep dan door. Hierdoor kan Excel het verschil tussen deze getallen bepalen en dit toepassen op het vervolg.

Als je informatie door wil slepen naast een (volledig gevulde) kolom met informatie die direct naast de huidige kolom staat, dan hoef je niet te slepen.
Door de cel(len) die je wil doorvoeren te selecteren en rechts onderin te dubbelklikken zodra je het zwarte kruisje ziet, voert Excel je reeks direct door tot de laatst gevulde rij.

Algemene tips

Formules
Als je een formule op wil stellen, maak dan altijd gebruik van het tabje ‘Formules’, of klik op ‘fX’ en selecteer de functie die je nodig hebt. Hiermee open je het dialoogvenster voor deze functie, wat het opstellen van de formule minder foutgevoelig maakt. Je ziet immers direct waar het misgaat (rode letters zijn hierin een vrij duidelijke hint dat er iets niet goed zit in de syntax van je formule). Vul een formule alleen handmatig in als je de opbouw van de formule kan dromen.

Veel werkbladen
Werk je in een bestand met veel werkbladen, en moet je van de eerste naar de laatste, ga dan niet als een bezetene op de pijltjes links onderin klikken, maar klik met je rechtermuisknop tussen deze pijltjes in. Hiermee open je een menu waar je kunt selecteren welk werkblad je wil openen. Dit scheelt RSI en collega’s die tics beginnen te krijgen van het geklik.

Springen naar laatse gevulde rij
Wil je snel naar de laatst gevulde rij van een tabel, gebruik dan de sneltoets CTRL + pijltje naar beneden (dit werkt alleen als er geen lege cellen in de kolom zitten waar je in zit staan).
Wil je direct naar de laatst gevulde cel, gebruik dan CTRL + End (of CTRL + Home als je naar de eerst gevulde cel wil).

Als je andere handige sneltoetsen zoekt, kijk dan op sneltoetsen.com

Tabellen

Werk zoveel mogelijk met tabellen.
Als je zelf data verzamelt is het ook verstandig om te kiezen voor ‘Opmaken als tabel’.
Een tabel heeft een paar voordelen:

  • Zo worden formules, opmaakpatronen en andere eigenschappen direct toegepast op de hele kolom. Dit bespaart een hoop werk.
  • Daarnaast maakt het gebruik van een tabel het opzetten van een formule stukken makkelijker, je hoeft immers niet te denken aan het absoluut maken (vastzetten) van een celverwijzing. Hierdoor werk je automatisch al veel minder foutgevoelig.

Het opmaken van een tabel is erg eenvoudig.
Selecteer de cellen die je tabel moeten worden, klik op ‘Opmaken als tabel’ en kies een kleurenschema. Let erop dat je in het dialoogvenstertje wat hierna verschijnt de optie ‘Mijn tabel bevat kopteksten’ aanvinkt of aangevinkt laat.

Absoluut maken

Bij het opstellen van sommige formules kan het voorkomen dat je de formule doorsleept, maar alleen je eerste uitkomst klopt. Als je op dat moment bij een van de foutieve uitkomsten in je formulebalk kijkt zal de kans groot zijn dat een of meer celverwijzingen niet meer kloppen.

Bij het slepen van je formule bewegen je celverwijzingen namelijk mee. Elke rij die je naar beneden doorsleept verplaatsen de celverwijzingen ook mee naar beneden. Voor het slepen naar links/rechts/boven geldt hetzelfde, je celverwijzingen volgen de beweging.

Om dit te voorkomen kun je celverwijzingen vastzetten. Dit wordt ook wel absoluut maken genoemd. Dit vastzetten doe je door te werken met $-tekens in je celverwijzingen.
Het vastzetten kan op drie manieren:

  • Je kunt een cel vastzetten
  • een rij vastzetten
  • of een kolom vastzetten.

Wat je precies vastzet is afhankelijk van de beweging die je je formule laat maken. Wat er precies vaststaat, zie je terug in de verwijzing.

  • A1: er staat niets vast;
  • $A1: de kolom staat vast, de rij niet. Je verwijzing beweegt dus wel van boven naar beneden, maar niet van links naar rechts;
  • A$1: de rij staat vast, de kolom niet. Je verwijzing beweegt dus mee van links naar rechts, maar niet van boven naar beneden;
  • $A$1: de cel staat vast. Als je je formule doorsleept beweegt de verwijzing in zijn geheel niet mee.

Het vastzetten kun je doen door zelf de dollartekens in je formule te typen. Een snellere methode is het gebruik van de F4-knop zodra je een celverwijzing hebt aangeklikt.

  • 1 keer F4: de cel staat vast, $A$1;
  • 2 keer F4: de rij staat vast, A$1;
  • 3 keer F4: de kolom staat vast, $A1;
  • 4 keer F4: er staat niets meer vast.

Zoals je kunt zien staat het dollarteken altijd voor het element dat vast staat.

Veel gebruikte sneltoetsen in Excel

Hieronder zie je een tabel met de meest gebruikte sneltoetsen van Excel.

Actie

Toetsen
Sluit een werkmap. Ctrl+W
Open een werkmap. Ctrl+O
Ga naar het tabblad Start . Alt+H
Sla een werkmap op. Ctrl+S
Selectie kopiëren. Ctrl+C
Plak de selectie. Ctrl+V
Recente actie ongedaan maken. Ctrl+Z
Celinhoud verwijderen. Verwijderen
Kies een opvulkleur. Alt+R, H1
Selectie knippen. Ctrl+X
Ga naar het tabblad Invoegen Alt+N
De opmaak Vet toepassen Ctrl+B
Celinhoud centreren. Alt+R, ER
Ga naar het tabblad Pagina-indeling . Alt+P
Ga naar het tabblad Gegevens . Alt+A
Ga naar het tabblad Beeld . Alt+W
Open het contextmenu. Shift+F10 of

Windows-menutoets

Randen toevoegen. Alt+R, AR
Kolom verwijderen. Alt+R, BD
Ga naar het tabblad Formule . Alt+M
De geselecteerde rijen verbergen. Ctrl+9
De geselecteerde kolommen verbergen. Ctrl+0