Snel een Excel-bestand vertalen? 3 tips

Nederland is een ontzettend ondernemend land. Niet zo gek dus dat steeds meer ondernemers een gokje wagen over de grens.

Uit cijfers van het CBS blijkt dat het aantal Nederlandse MKB-bedrijven met internationale plannen de laatste jaren enorm is gegroeid. Dit heeft onder andere te maken met de toenemende globalisering, de vraag naar Nederlandse producten en diensten en natuurlijk de nieuwste technologieën.

Maar: bij het uitbreiden naar de buitenlandse markt stuiten Nederlandse ondernemers op verschillende uitdagingen. Zo moet alle zakelijke communicatie, inclusief alle communicatieplannen, bestanden, documenten, facturen en prognoses worden vertaald naar een andere taal.

Standaard teksten kun je in verhouding redelijk eenvoudig laten vertalen, maar hoe zit dat met het vertalen van technische zaken zoals Excel-bestanden? We zochten het voor je uit in dit artikel.

Wanneer heb je een vertaling van een Excel-bestand nodig?

Een Excel-bestand vertalen? Check. Dit kan nodig zijn in en voor verschillende situaties in het geval van internationaal ondernemen. Het feit dat steeds meer Nederlandse ondernemers kiezen voor een internationale bedrijfsvoering is bijvoorbeeld een goede reden om dit soort bestanden te moeten vertalen. 

• Je hebt dit bijvoorbeeld nodig om de communicatie met multiculturele teams eenvoudiger te maken wanneer je met je bedrijf naar het buitenland gaat. Hier kun je onder andere een vertaling van boekhoudige resultaten zoals statistieken en cijfers voor nodig om te kunnen starten in het buitenland. 
• Ook is een vertaling van dergelijke gegevens, die veelal in Excel-bestanden staan, handig wanneer je een lening nodig hebt om je bedrijf in het buitenland te realiseren. Hiermee kun je aantonen wat je huidige cijfers zijn, wat de prognose is en wat je bedrijfsplannen zijn (in cijfers).
• Wanneer er een internationaal samenwerkingsverband wordt gerealiseerd waarbij meerdere meertalige belanghebbenden aanwezig zijn zoals commerciële partners en notarissen, dan is het ook prettig om je financiële gegevens in Excel in meerdere talen beschikbaar te hebben.

Dit houdt dus in dat er verschillende soorten Excel-bestanden zijn die mogelijk vertaalwerk nodig hebben. Denk onder andere aan de financiële en boekhoudkundige documenten zoals offertes, facturen en omzetcijfers, maar ook aan financiële en marketing rapporten en documenten voor projectbeheer.

Een Excel-bestand vertalen is net even anders dan het vertalen van een standaard tekst. Je hebt namelijk te maken met een volledige lay-out die niet veranderd mag worden en het gaat om een vertaling van cijfers, statistieken en andere soorten technische inhoud.

1. Maak gebruik van de vertaalfuncties in Excel zelf

Daarom is het belangrijk om zo’n vertaling op de juiste manier uit te voeren, zodat de inhoud van een sheet 100% correct blijft. Wat goed is om te weten, is dat Excel over een handige vertaalfunctie beschikt.

Deze functie maakt gebruik van de online vertaaldiensten van Microsoft. Je hebt hier de keuze uit 80 talen en maar liefst 800 functies, waardoor de functie beschikbaar is voor allerlei gebruikers.

De vertaalfunctie activeer je door op ‘formules’ en dan op ‘functievertaler’ in het menu te klikken. Deze functie werkt an sich goed voor korte zinnen en teksten en is snel in te zetten. Je krijgt er dus razendsnel resultaat mee.

2. Excel-bestand vertalen met behulp van Google Translate

Wil je meerdere teksten en/of cellen vertalen? Dan kun je eens kijken wat Google Translate voor je kan betekenen. Het is goed om te weten dat je hiervoor aan de slag moet gaan met Google Spreadsheets, de Google-variant van Excel.

Maak een kopie van je Excel-bestand en plak de inhoud ervan in Google Spreadsheets. Daar kun je de inhoud met één klik op de knop vertalen naar een taal naar wens.

Hoewel Google Translate dagelijks door veel mensen wordt gebruikt, is het wel goed om te weten dat je hiermee vrijwel nooit een 100% accurate vertaling krijgt. Dat is in het geval van belangrijke zakelijke documenten en zakelijke communicatie dus niet heel handig.

3. Schakel een professioneel vertaalbureau in voor vertaling

In dat geval is het verstandiger om te gaan voor een professioneel vertaalbureau. Een goed vertaalbureau beschikt namelijk altijd over vertalers die gespecialiseerd zijn in dit soort zakelijke vertalingen.

Dat betekent dat je een vertaling mag verwachten die 100% betrouwbaar is én dat de lay-out van de sheets niet aangepast wordt, wat zorgt voor een accurate vertaling van je zakelijke bestanden en documenten.

Dat is, juist in het geval van internationaal ondernemen, een must. Ook kunnen zij vertalingen binnen een bepaalde tijd leveren, zodat je snel over de juiste vertaling beschikt. Vertalingen moeten volledig kloppen, zodat je ook in het buitenland kan knallen met je bedrijf.

Waarom je beter voor een professioneel vertaalbureau kunt gaan dan zelf vertalen

Dat is natuurlijk de grootste reden om voor een vertaalbureau te gaan in plaats van zelf te beginnen met vertalen. Automatische vertaaltools geven je namelijk niet de garantie dat je vertaling volledig betrouwbaar is.

Mocht je een keer iets voor jezelf of voor de lol moeten vertalen dan is zoiets als Google Translate of de vertaaltool van Excel zelf prima. Moet je echter zakelijke documenten en sheets vertalen?

Dan is het inschakelen van een professional altijd raadzaam om zo 100% betrouwbaar resultaat te krijgen.
Wat ook ideaal is, is dat je zelf niet aan de slag hoeft te gaan.

Een technische vertaling zoals een Excel-bestand vergt veel kennis en tijd. Dit betekent dat je je eerst moet verdiepen in de basis van Excel-bestanden en hoe je het geheel op de juiste manier kan vertalen.

De tijd die je daar niet in hoeft te steken, kun je beter gebruiken voor de rest van de ontwikkeling van je bedrijf in Nederland en in het buitenland. Juist nu er alsmaar meer bedrijven bijkomen, is dat des te belangrijker.

Kortom: ga dus altijd voor een professionele vertaler voor een snelle en correcte vertaling van je Excel-sheets.