Draaitabel maken in slechts 4 kliks | Inzichten in nog geen minuut

Een draaitabel is een erg handige tabel om snelle berekeningen en analyses te kunnen maken op je data, maar hoe maak je nu zoiets?

Hieronder zal ik je uitgeleggen hoe het werkt en je hebt er nog geen 10 muisklikken voor nodig. Vanaf nu kun jij de draaitabellen supersnel maken. Een draaitabel is hetzelfde als een Pivot Table, alleen is dat de Engelse term.

Ik noem hem omdat ik ook bij veel bedrijven heb gewerkt waar Excel standaard in het Engels staat.

Ik zal het per muisklik hieronder vermelden dat je het precies kan zien en kan leren.

Draaitabel maken

Hier is heel simpel hoe je een draaitabel maakt:

1. Eerste muisklik: Klik op de cel waar je de draaitabel neer wilt zetten
2. Tweede muisklik: Ga nu op het lint naar het tabblad Invoegen en selecteer Draaitabel.
   
3. Derde muisklik: het eerste invul veld is Tabel/bereik. Hier selecteer je de tabel waar je gegevens in staan door op de kolommen te klikken met je muis, bijvoorbeeld kolom A t/m D.
4. Vierde muisklik: Bij de eerste muisklik had je al een cel gekozen, daarom staat on “Selecteer de locatie voor het draaitabelrapport” al op “Bestaand werkblad” met je gekozen cel, bijvoorbeeld Blad1!$I$1. Dat betekent dat je cel I1 op werkblad 1 had geselecteerd. Dit kun je zo laten staan als je in die cel je draaitabel wilt hebben, anders kun je het altijd nog aanpassen of kiezen voor een nieuw werkblad, waarbij de draaitabel automatisch op een nieuw blad aangemaakt zal worden.

Als je nog tijd en muisklikken overhebt kun je de tabel echt compleet maken door de juiste velden te verslepen.

Ik kom daar straks verder op terug maar wil je nog even meenemen in de juiste voorbereiding:

Je draaitabel gegevens voorbereiden

Laten we er nog even ietsje verder induiken, want bovenstaande gaat er vanuit dat je voor de rest alles al klaar hebt staan, en om draaitabellen in Excel goed in te kunnen zetten, begint het allemaal met een goede voorbereiding en gestructureerde data:

Voordat je een draaitabel maakt

Een draaitabel is een snelle manier om een ​​samenvatting van veel rijen met gegevens weer te geven. Het is een flexibel alternatief voor een gestructureerd werkbladrapport met koppen en formules om de totalen te berekenen.

Voordat ik draaitabellen ontdekte maakte ik veel handmatige berekeningen in Excel om totalen op te tellen met gebruik van sommen.als formules.

Maar een draaitabel geeft je een hele snelle manier om grote hoeveelheden data te structureren en op te tellen op kenmerken die voor jouw bedrijf belangrijk zijn, zoals totale verkopen per provincie of medewerker uit een lijst met losse verkopen.

Er zijn echter een paar dingen die je moet doen voordat je een draaitabel maakt. De juiste voorbereidingen kunnen je veel tijd besparen en toekomstige problemen voorkomen!

Controleer de brongegevens

Controleer je brongegevens om er zeker van te zijn dat deze correct zijn georganiseerd.

In bovenstaande tabel zijn alle gegevens netjes verdeeld over de juiste kolommen, met overal correcte waarden in vermeld. Een draaitabel kan veel voor je doen, maar kan niet toveren. Hij is alleen zo goed als de brondata die je gebruikt.

Bepaal een doel voor de draaitabel

Denk na over wat je in de draaitabel wilt weergeven. Waar wil je het aantal van tellen of welke waarde wil je bijelkaar optellen? (Je kunt ook andere functies gebruiken zoals gemiddelde, maar aantal en som worden het meest gebruikt.)

Bijvoorbeeld:

• Om te weten waar dingen verkopen, kun je het aantal keer tellen van hoevaak elke Provincie voorkomt in de data.
• Om te hoeveel commissie elke medewerker moet ontvangen, toon je de som van de totale commissie per medewerker.
• Om te analyseren welke medewerker de beste orders verkoopt, kun je een gemiddelde verkoop per medewerker tonen.

Om de draaitabel om te zetten kun je eigenlijk met slechts twee kliks van totaal verkoopbedrag per medewerker naar zijn gemiddelde orderbedrag komen:

1. Wanneer je muis ergens in de draaitabel staat zie je aan de rechterkant het menu Draaitabelvelden
2. Klik op het kleine pijltje onder het veld bij Waarden
3. Kies waardeveldinstellingen
4. Kies in plaats van Som voor Gemiddelde

En, we hebben het gemiddelde orderbedrag per medewerker:

Zo maak je een snelle Pivot Table

Nu je de voorbereidingsstappen hebt voltooid, ben je klaar om de draaitabel te maken.

Ik heb het net al gehad over mijn favoriete manier, door eerst een cel te selecteren waar je de draaitabel wilt hebben staan en vervolgens invoegen en Draaitabel te kiezen. Dat werkt voor mij het snelste.

Je kunt ook andersom werken, en selecteer je eerst een cel in de brongegevenstabel. Dat maakt het voor Excel gemakkelijker om de draaitabel te bouwen.

Klik vervolgens op het tabblad Invoegen op het Excel-lint.

Er zijn namelijk twee draaitabelopties op het tabblad Invoegen van het Excel-lint en beide opties worden hieronder uitgelegd.

1. Aanbevolen draaitabellen: selecteer een lay-out en Excel maakt een snelle draaitabel
2. Draaitabel: Excel maakt een lege draaitabel die je zelf kunt invullen

Als je Excel 2013 of Excel 2016 gebruikt, is de functie Aanbevolen draaitabellen een geweldige manier om aan de slag te gaan. Het toont je verschillende draaitabelindelingen waarmee je zou kunnen beginnen, op basis van je brongegevens.

Bekijk welke draaitabellen worden aanbevolen

• Klik op het tabblad Invoegen van het Excel-lint op de opdracht Aanbevolen draaitabellen
• Blader door de lijst met aanbevolen draaitabellen om alle suggesties te bekijken
• Klik erop om een ​​grotere weergave van een lay-out te zien
• Zoek naar een lay-out die lijkt op het plan dat je voor jezelf hebt geschetst. Is er een lay-out die dezelfde velden gebruikt of iets dergelijks? In ons voorbeeld bijvoorbeeld de som van verkopen per provincie

Kies een aanbevolen draaitabelindeling

Nadat je de lijst met aanbevolen draaitabellen hebt bekeken, klik je op degene die je wilt gebruiken. Je kunt als volgt een lay-out kiezen:

• Exacte overeenkomst: als een van de lay-outs precies is wat u nodig hebt, klik dan op die lay-out om deze te selecteren en klik op OK.
• Dichtstbijzijnde overeenkomst: als je geen lay-out ziet die precies is wat je nodig hebt, klik je op de lay-out die het dichtst in de buurt komt van wat je nodig hebt en klik je op OK (je kunt het altijd daarna nog wat aanpassen naar je wensen).
• Geen overeenkomst: als geen van de indelingen in de buurt komt van wat je nodig hebt, klik je op Annuleren of klik je op de knop Lege draaitabel. Ga vervolgens naar het onderstaande gedeelte voor de stappen voor het instellen van een lege draaitabel.

Voor dit voorbeeld is de som van verkopen per provincie vergelijkbaar met wat we nodig hebben, dus klik op die lay-out en klik vervolgens op OK.

Bekijk je ingevoegde draaitabel

Wanneer het dialoogvenster Aanbevolen draaitabellen wordt gesloten, voegt Excel een nieuw werkblad in de werkmap in, met de draaitabel die je hebt geselecteerd. Snel en gemakkelijk!

Nu heb je de voltooide draaitabel voor Som van verkopen per provincie. Ga nu hieronder naar de uitleg over de Lijst met draaitabelvelden om te zien hoe je wijzigingen kunt aanbrengen in deze draaitabel.

Eerst zal ik ook nog even behandelen hoe je de lege draaitabel maakt:

Lege draaitabel maken

Als je een eerdere versie van Excel gebruiktwaar de aanbevolen draaitabellen nog niet inzetten, of als je de functie Aanbevolen draaitabellen niet wilt gebruiken (uiteindelijk zul je waarschijnlijk toch overstappen tot het zelf creëeren van je pivot tables), kun je beginnen met een lege draaitabel en je eigen lay-out maken.

Om een lege draaitabel te maken:

• Klik op het tabblad Invoegen van het Excel-lint op de opdracht Draaitabellen
• Het dialoogvenster Draaitabel maken wordt geopend, met 3 secties om in te vullen – Kies de gegevens die je wilt gebruiken, kies waar je de tabel wilt plaatsen, kies of je een gegevensmodel gebruikt.

Kies de gegevens die je wilt gebruiken

De eerste sectie is: “Selecteer de gegevens die u wilt analyseren”.

Als je in het begin inderdaad de eerste cel in je tabel met brongegevens had geselecteerd, is de optie “Selecteer een tabel of bereik” al ingevuld. De naam van de brongegevenstabel wordt weergegeven in het vak Tabel/bereik.

OPMERKING: Als je een andere tabel of bereik wilt gebruiken, kun je een Excel-tabelnaam intypen of een ander bereik selecteren in het vak Tabel / bereik

Kies waar je de draaitabel wilt plaatsen

Het volgende gedeelte is “Selecteer de locatie voor het draaitabelrapport”.

Nieuw werkblad is de standaardselectie. Laat die optie geselecteerd, voor dit voorbeeld.

OPMERKING: In plaats van een nieuw blad toe te voegen, kun je op de optie Bestaand werkblad klikken en het blad selecteren waar je de draaitabel wilt maken. Let erop dat er voldoende ruimte vrij is in het blad en de locatie om de hele draaitabel in te zetten. Hij is natuurlijk groter dan maar 1 cel.

Toevoegen an het gegevensmodel

Het laatste gedeelte is “Deze gegevens toevoegen aan het gegevensmodel”.

Laat dat vakje uitgeschakeld, we willen een normale draaitabel maken op basis van de brongegevens. (Met behulp van het gegevensmodel zou een op OLAP gebaseerde draaitabel worden gemaakt).

Klik op OK om de lege draaitabel te maken.

Wanneer het dialoogvenster Draaitabel maken wordt gesloten, voegt Excel een nieuw werkblad in de werkmap in met het volgende beschikbare bladnummer. De omtrek van een lege draaitabel begint altijd in cel A3.

Nu wil ik het met je hebben over de Lijst met draaitabelvelden om te zien hoe je velden aan de draaitabel kunt toevoegen:

Lijst met draaitabelvelden gebruiken

Nu je een draaitabel hebt gemaakt, kun je velden toevoegen of verwijderen of de velden naar een ander gebied verplaatsen. Er is een ingebouwde draaitabelveldlijst om je bij die taak te helpen.

Om de lijst met draaitabelvelden te bekijken:

• Klik op een willekeurige cel in de draaitabelindeling.
• Het deelvenster Draaitabelvelden moet rechts van het Excel-venster verschijnen wanneer een draaicel is geselecteerd.
  Als het deelvenster Draaitabelveldenlijst niet verschijnt, klik je op het tabblad Analyseren op het Excel-lint en klik je vervolgens op de opdracht Lijst met velden.

In onder een minuut gebruik je de draaitabelveldenlijst om velden toe te voegen of te verwijderen. Bekijk eerst de secties in de lijst met draaitabelvelden:

• bovenaan heb je een zoekbox om velden te zoeken
• daaronder een lijst met beschikbare velden
• onderaan 4 boxen met layout gebieden

In de onderstaande veldlijst heeft het veld Medewerker een vinkje en verschijnt het veld Veld in het vak Rijen, dit is een categorie. Het veld Verkoop heeft ook een vinkje, dit is een waarde:

Zoekbox

In Excel 2016 is er een zoekvak boven de lijst met velden. Dit kan je helpen om snel een veldnaam in een lange lijst te vinden. Klik in dat vak en begin te typen.

De lijst met velden wordt automatisch gefilterd, zodat alleen de veldnamen worden weergegeven die de reeks letters bevatten die je hebt getypt.

Lijst met velden

Bovenaan het deelvenster Lijst met draaitabelvelden staat een lijst met kolomkoppen uit je Excel-tabel. Ze verschijnen in dezelfde volgorde als in de Excel-tabel. In de draaitabel worden dit velden genoemd.

Als je een indeling van de aanbevolen draaitabel hebt gebruikt, zie je een vinkje naast de velden in de draaitabel. Anders is je tabel nog helemaal leeg.

Lay-out gebieden

Onder aan het deelvenster Lijst met draaitabelvelden staan ​​de vier gebieden van de draaitabel:

• Filters
• Kolommen
• Rijen
• Waarden

Je kunt de velden naar deze gebieden slepen en ze verschijnen in het overeenkomende gebied van de draaitabelindeling op het werkblad.

Als je een aanbevolen draaitabelindeling hebt gebruikt, zie je de velden van die lay-out in die gebieden.

Veld toevoegen aan draaitabelindeling

De snelste manier om een ​​veld aan de draaitabelindeling toe te voegen, is door de selectievakjes in de veldlijst te gebruiken.

Als een veld tekstwaarden heeft, plaatst Excel het in het rijgebied als categorie. Hiermee maak je een lijst met koppen aan de linkerkant van de draaitabel.

Als een veld alleen numerieke waarden heeft, plaatst Excel het in het gebied Waarden, rechts van de rijvelden.

Als je bent begonnen met een aanbevolen draaitabel, klik je eenvoudigweg een vinkje aan bij het veld Commissie.

Het veld Commissie wordt nu aan het gebied Waarden toegevoegd als de Som van Commissie. Het toont de totale commissie per medewerker:

Als je met een lege draaitabel bent begonnen, voeg je ook een vinkje toe aan de velden Medewerker en Verkoop.

Het veld Medewerker wordt automatisch toegevoegd aan het rijgebied omdat het tekst bevat, en de medewerkers verschijnen direct in de eerste kolom, als een set koppen.

Zelfs als er meerdere verkopen per medewerker zijn, verschijnt de naam slechts eenmaal. Dat is de kracht van de draaitabel.

Het veld Verkoop wordt aan het gebied Waarden toegevoegd als Som van Verkoop. Het toont het totale bedrag aan verkopen van elke medewerker.

Veld uit lay-out verwijderen

De snelste manier om een ​​veld uit de draaitabelindeling te verwijderen, is door de selectievakjes in de veldlijst uit te schakelen.

Als je de aanbevolen draaitabel hebt gebruikt, verwijder je bijvoorbeeld het vinkje bij het veld Verkoop en houd je alleen de commissie over.

Excel verwijdert het veld uit de draaitabelindeling, dus alleen de velden Medewerker en Som van Commissie worden weergegeven.

Meer velden toevoegen

Nadat je jouw draaitabel hebt gemaakt, kun je meer velden toevoegen om extra details over de gegevens weer te geven.

Momenteel toont de draaitabel het totale aantal bestellingen voor elke medewerker. In dit voorbeeld kun je een ander veld toevoegen om te zien in welke provincies is verkocht.

Voeg in de lijst met draaitabelvelden een vinkje toe aan het veld Provincie.

Provincie wordt ook weer automatisch toegevoegd aan het gebied Rijen van de draaitabelindeling, onder het eerder geselcteerde veld Medewerker.

Je kunt nu het totale bedrag aan bestellingen voor elke medewerker zien, plus een onderverdeling in welke provincies elk van hen heeft verkocht:

We willen misschien geen totalen per medewerker maar totalen per provincie en welke medewerker daar heeft verkocht. Laten we dat oplossen:

Verplaats de velden in de draaitabel

In plaats van de standaardlocatie die Excel voor je kiest wanneer je iets aanvinkt kun je deze ook verplaatsen. In dit voorbeeld wil ik niet de medewerker als eerste rij, maar juist de provincie.

Je kunt de volgorde wijzigen door de ene rij boven de andere te slepen met je muis:

Nu hebben we een totaal per provincie:

Dat maakt misschien een lange smalle pivot table die een beetje moeilijk te lezen kan zijn wanneer er veel categoriën zijn. Om het gemakkelijker te maken om de totalen voor elke medewerker per provincie te vergelijken, kunnen we het veld Provincie verplaatsen naar het gebied Kolommen.

Dat zal een Provincie kop creëren boven aan de draaitabel:

Nu kun je de gegevens voor de provincies naast elkaar bekijken, zodat het eenvoudiger is om de gegevens voor elke provincie én de best verkopende medewerkers naast elkaar te leggen.

De essentie van de draaitabel.

Voeg een filterveld toe aan je draaitabel

Draaitabellen maken het gemakkelijk om een ​​grote hoeveelheid gegevens samen te vatten, en soms concentreer je je liever op een deel van de gegevens in plaats van alles te bekijken.

Het laatste gebied wat ik nog niet heb besproken is het veld Filters.

Als je je alleen wilt concentreren op verkopen boven een bepaald bedrag in bovenstaande draaitabel, kun je het veld Verkoop toevoegen als een filter.

Klik in de lijst met draaitabelvelden met de rechtermuisknop op het veld Regio en klik op Toevoegen aan rapportfilter of die wat ik doe en dat is simpelweg het veld verslepen van de lijst met velden bovenin naar het vakje onder Filters.

Het Verkoopfilter verschijnt boven de rijlabels op het werkblad:

Klik op het pijltje naast (Alle) om het filter te openen en kies een reeks met bedragen die je uit wilt sluiten of juist wilt tonen (Tip: klik het vinkje aan naast “Meerdere items selecteren” en vink daarna uit welke bedragen je niet in het rapport wilt hebben).

De draaitabel verandert – alleen de verkopen met bedragen die je geselecteerd hebt zijn erin opgenomen. Hetzelfde kun je doen met een filter voor alleen bepaalde medewerkers, of alleen bepaalde provincies of eigenlijk elke andere kolom die je in je data hebt staan.

Het voordeel van het gebruik van dat filter is dat de waarde of categorie waarop je wilt filteren niet per se in het rapport als rij, kolom of waarde gebruikt hoeft te worden dus dat geeft je meer flexibiliteit.

Blijf experimenteren

Dat zijn de basisstappen voor het plannen, maken en wijzigen van een draaitabel. Het belangrijkste is dat je blijft experimenteren met je data om er inzichten uit te halen en nog meer opties te verkennen.

Je kan bijvoorbeeld kiezen om wel of geen eindtotalen of subtotalen weer te geven en nog veel meer. Kijk gerust eens onder het kopje Ontwerpen in het lint om alle mogelijke kleuropties en opmaakopties te vinden die je zullen helpen om de tabel leesbaarder en gemakkelijker te begrijpen te maken voor je collega’s en je manager aan wie je de inzichten wilt tonen.

Hoe meer je experimenteert, hoe beter je de rapporten kunt weergeven die je nodig hebt. En het maakt niet uit hoe lang je al draaitabellen hebt gemaakt, het is de moeite waard om een ​​andere lay-out te proberen, om te zien of de informatie hierdoor beter te begrijpen is.